Branżowi eksperci podkreślają, że niekontrolowane wysokie food costy mogą dosłownie “wykrwawiać” restaurację finansowo – lokal, który nie śledzi systematycznie kosztów jedzenia, może niepotrzebnie tracić pieniądze każdego dnia. Podobnie, lekceważenie zarządzania zapasami (magazynem) prowadzi do sytuacji, w której wyrzucanie przeterminowanych lub zepsutych produktów to zupełnie niepotrzebne obciążenie dla budżetu. Te opinie obrazowo pokazują, jak brak kontroli kosztów przekłada się na realne straty finansowe.
Wysoki udział kosztów żywności w przychodach restauracji
Food cost (koszt zakupu żywności) stanowi jedną z największych pozycji kosztowych w gastronomii. Według najnowszych danych branżowych koszty żywności średnio pochłaniają od 28% do 35% przychodów przeciętnej restauracji. Oznacza to, że ponad jedna czwarta każdej zarobionej złotówki idzie na zakup produktów spożywczych. Tak wysoki udział sprawia, że nawet niewielkie nieefektywności w zarządzaniu tym obszarem mogą znacząco obniżyć rentowność biznesu. Co więcej, marże w gastronomii są zwykle bardzo napięte – np. w Polsce duże restauracje (powyżej 9 pracowników) w 2023 roku osiągały przeciętnie ~9% marży brutto, a najmniejsze lokale zaledwie ~2,9%. Przy tak niskich marżach każdy zbędny koszt lub marnotrawstwo bezpośrednio uszczupla zysk i zwiększa ryzyko strat.
Codzienne straty przy braku kontroli kosztów
Brak monitoringu food costu prowadzi do „ukrytych” strat, które mogą narastać każdego dnia. Badania wskazują, że od 4% do nawet 10% wszystkich zakupionych przez restaurację produktów spożywczych ostatecznie marnuje się(wyląduje w koszu). W polskiej gastronomii skala problemu jest alarmująca – około 20% żywności trafia na straty, co oznacza, że co piąte zamówienie w restauracji kończy się wyrzuceniem jedzenia. Każdy taki niewykorzystany produkt to pieniądze wyrzucone wraz z nim.
Dla zobrazowania strat finansowych załóżmy, że restauracja wydaje na zaopatrzenie 1 mln $ rocznie (ok. 4 mln zł). Jeżeli 5% tych zakupów się zmarnuje (czyli jesteśmy po niższej stronie typowego przedziału strat), to w skali roku przepada 50 tys. $ – czyli około 333 $ dziennie. To równowartość ~1300 zł straty każdego dnia tylko z powodu niekontrolowanego marnotrawstwa jedzenia. Taka kwota mogłaby być zaoszczędzona lub przeznaczona na inne potrzeby firmy. Niestety wiele restauracji nie dostrzega tych strat, bo nie pojawiają się one wprost w raportach finansowych – są one „ukryte” w kosztach żywności i często traktowane jako nieuniknione koszty działalności. W praktyce jednak status quo oznacza pozostawianie na stole ogromnych pieniędzy, które uciekają z restauracji dzień po dniu.
Brak bieżącej kontroli kosztów sprawia, że takich wycieków finansowych może być więcej. Nawet pozornie mała nieefektywność rzędu 1–2% przychodu potrafi odjąć znaczną kwotę od rocznego zysku.
Jeśli rzeczywisty food cost restauracji przewyższa założony (teoretyczny) o zaledwie 1,7 punktu procentowego, to przy rocznej sprzedaży 1 mln $ ta różnica oznacza utracony zysk rzędu 17 000 $ (czyli ok. 70 tys. zł rocznie mniej na czysto). W sieci 20–30 lokali straty idą wtedy w setki tysięcy rocznie. Krótko mówiąc, nie monitorując kosztów firma “płaci” codziennie ukryty podatek w postaci utraconych przychodów i zmarnowanych surowców.
Zyski z obniżenia food costu o 1%
Dobrą wiadomością jest to, że nawet niewielka poprawa w kontroli kosztów szybko przekłada się na wzrost zysków. Obniżenie food costu o zaledwie 1 punkt procentowy (np. z 30% do 29% udziału w przychodach) może przynieść restauracji wymierne oszczędności. Wracając do poprzedniego przykładu: zredukowanie marnotrawstwa z 5% do 4%wartości zakupów (czyli o 1 p.p.) oznacza oszczędność 10 000 $ rocznie przy budżecie zakupów 1 mln $. Innymi słowy, każdy 1% zaoszczędzony na kosztach żywności to 1% przychodów, który zostaje w firmie – w tym przypadku odpowiada to ~40 tys. zł rocznie dodatkowego zysku na każde ~4 mln zł obrotu.
Taka pozornie niewielka poprawa potrafi znacząco podnieść rentowność biznesu. Dla restauracji operującej na przeciętnej marży netto ~5%, zaoszczędzone 10 tys. $ to wzrost zysku o ok. 6,6% (bo zysk roczny rzędu 150 tys. $ zwiększa się o dodatkowe 10 tys. $). W przypadku lokali o bardzo niskich marżach efekt bywa jeszcze bardziej odczuwalny – dla mikro-restauracji z marżą 2–3% taki 1% “odzyskany” z kosztów może podwoić ich zysk lub uchronić je przed stratą.
Inaczej mówiąc, każda złotówka niewyrzucona do kosza staje się wprost złotówką zysku. Inwestycja w lepszą kontrolę kosztów (poprzez np. systemy POS, monitoring magazynu, szkolenia personelu z właściwego porcjowania i planowania zakupów) zwraca się wielokrotnie. Według analiz ograniczanie marnotrawstwa żywności o 1$ daje nawet 7$ zwrotu w postaci przyszłego zysku – to 700% ROI, świadczące o tym, jak duży potencjał tkwi w optymalizacji food costu. Nawet jeśli dane różnią się w poszczególnych raportach, trend jest jasny: mniejsze straty = większy zysk.
Podsumowanie – pilność działania
Powyższe liczby wyraźnie pokazują, ile pieniędzy może przeciekać każdego dnia przez niedopilnowane koszty w gastronomii. Setki dolarów (czyli ok. tysiąca złotych) dziennie straty z tytułu marnowanej żywności to realne zagrożenie dla finansów restauracji. W skali roku oznacza to dziesiątki (a w większych firmach nawet setki) tysięcy złotych utraconego zysku. Z drugiej strony, wystarczy wprowadzić skuteczniejsze zarządzanie food costem, aby szybko odwrócić ten trend – każdy procent poprawy przekłada się na wymierne oszczędności i poprawę wyniku finansowego.
Źródła: Branżowe raporty i analizy gastronomiczne, m.in. dane Polskiego Banku Żywności, raport Banku Ochrony Środowiska, artykuły eksperckie z serwisów Finanse w Gastronomii, Galley Solutions, Restaurant365, Crunchtime i MarketMan, oraz inne opracowania dotyczące food costu i marnotrawstwa w sektorze HoReCa.