Zanim zaczniesz
Potrzebujesz NIP-u i dostępu do właściwego podmiotu
Token jest powiązany z kontekstem firmy w KSeF. NIP wpisany później w CaterMon musi dotyczyć dokładnie tego samego podmiotu.
Punkt startu w CaterMon
Otwórz formularz „Nowe konto KSeF”
Najkrótsza droga prowadzi przez START → Koszty → KSeF. Możesz też wybrać Koszty → Dodaj koszt → Pobierz z KSeF. Jeśli konto nie jest jeszcze zapisane, CaterMon zaproponuje dodanie pierwszego.
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0
Wygeneruj osobny token dla CaterMon
Osobna nazwa i minimalny zakres uprawnień ułatwią później kontrolę dostępu oraz ewentualne unieważnienie tylko tego jednego połączenia.
Oficjalny portal
Zaloguj się i wybierz kontekst firmy
- 1Otwórz Aplikację Podatnika KSeF 2.0.
W CaterMon możesz użyć linku „Jak uzyskać token KSeF?” → „Otwórz Portal KSeF”.
- 2Zaloguj się.
Użyj Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej — na przykład Profilu Zaufanego, mojeID lub e-dowodu — albo certyfikatu kwalifikowanego.
- 3Wybierz kontekst podmiotu.
Upewnij się, że działasz jako firma o NIP-ie, który za chwilę wpiszesz w CaterMon.
Tokeny → Generuj token
Zaznacz tylko „przeglądanie faktur”
Nazwij token „CaterMon” albo podobnie. Nie zaznaczaj wystawiania faktur ani zarządzania uprawnieniami — nie są potrzebne do importu.
Generowanie może potrwać kilka minut. Jeśli zobaczysz status „W realizacji”, użyj przycisku „Odśwież” i poczekaj na komunikat o poprawnym zakończeniu.
Ważne
KSeF pokaże token tylko raz
Nie opuszczaj ekranu po wygenerowaniu, dopóki cały numer nie zostanie skopiowany.
Poufne dane dostępowe
Skopiuj i wklej bezpośrednio do CaterMon
Nie przesyłaj tokenu w wiadomości ani na czacie. Traktuj go jak dane logowania do bankowości. Jeśli zostanie ujawniony, unieważnij go w KSeF i wygeneruj nowy.
Powrót do CaterMon
Wpisz trzy dane i przetestuj połączenie
Test nie jest dodatkowym krokiem po zapisie — przycisk jednocześnie sprawdza dostęp i zapisuje poprawne konto.
Po udanym połączeniu
Zacznij od „Podglądu zmian”
Podgląd pokaże, ile dokumentów jest dostępnych, ale jeszcze niczego nie zapisze. Dopiero „Pobierz faktury” rozpoczyna import do Roboczych.
- 1Wybierz konto i okres.
Dla pierwszej analizy najlepiej pobrać jeden zakończony miesiąc. Pojedynczy zakres KSeF nie może przekraczać 3 miesięcy.
- 2Sprawdź „Podgląd zmian”.
Zobaczysz liczbę znalezionych, już zaimportowanych i nowych faktur.
- 3Wybierz „Pobierz faktury”.
Możesz zamknąć ekran i wrócić później. Pobieranie, odczyt pozycji oraz ich kategoryzacja odbywają się w tle.
- 4Otwórz Robocze.
Sprawdź dokumenty i zatwierdź je. Dopiero wtedy zaczną wpływać na analizę kosztów lub przychodów.
Opcjonalnie
Włącz automatyczne pobieranie nowych faktur
Po pierwszym ręcznym imporcie właściciel organizacji może ustawić harmonogram dla kosztów, przychodów albo obu kierunków.
Automatyczna synchronizacja
Wybierz, co i jak CaterMon ma zapisywać
Ustaw kierunek synchronizacji, a następnie zdecyduj, czy chcesz najpierw sprawdzać dokumenty, czy zapisywać je automatycznie.
Najpierw do Roboczych
Domyślnie sprawdzasz faktury przed użyciem ich w analizie. Przy zatwierdzaniu możesz pojedynczo lub zbiorczo oznaczyć je jako zapłacone.
„Zapisuj od razu”
CaterMon pomija Robocze i od razu tworzy koszt lub przychód. Przy kilku lokalach wybierasz lokalizację docelową; zapisany koszt możesz także oznaczyć jako opłacony.
Ustawienia zmienia właściciel organizacji. Funkcja wymaga aktywnego okresu próbnego lub abonamentu.
Najczęstsze pytania
Połączenie KSeF — FAQ
Jakie uprawnienia powinien mieć token KSeF dla CaterMon?
Wystarczy uprawnienie „przeglądanie faktur”. CaterMon pobiera dane faktur, ale nie potrzebuje uprawnienia do ich wystawiania, zarządzania uprawnieniami ani jednostkami podrzędnymi.
Czy ten sam token pobierze faktury kosztowe i sprzedażowe?
Tak. Połączenie zapisane w CaterMon jest wspólne. W module Koszty pobierzesz faktury, na których firma jest nabywcą, a w module Przychody — faktury, na których jest sprzedawcą.
Dlaczego CaterMon nie przyjmuje tokenu KSeF?
Najpierw sprawdź, czy NIP w CaterMon odpowiada kontekstowi podmiotu, w którym wygenerowano token, oraz czy token ma uprawnienie „przeglądanie faktur”. Token z KSeF 1.0 nie działa w KSeF 2.0. Jeśli token został unieważniony lub skopiowany niekompletnie, wygeneruj nowy.
Czy KSeF pokaże cały utarg restauracji?
Nie. W przychodach KSeF obejmuje wystawione faktury sprzedaży. Sprzedaż fiskalną z paragonów pobierz z Dotykački albo dodaj z raportu fiskalnego, pilnując, aby tej samej transakcji nie ująć dwa razy.
Czy mogę połączyć kilka kont KSeF?
Tak. Po zapisaniu pierwszego konta użyj przycisku dodawania kolejnego konta. Każde nazwij tak, aby łatwo rozpoznać podmiot lub lokal podczas importu. Osobny poradnik opisuje cały obieg pracy z kilkoma kontami i lokalizacjami.
Gdzie trafiają faktury pobrane z KSeF?
Domyślnie do Roboczych odpowiedniego modułu. Faktury zakupowe trafiają do Roboczych kosztów, a wystawione faktury — do Roboczych przychodów. Możesz jednak włączyć „Zapisuj od razu”, aby pominąć Robocze i automatycznie utworzyć koszt lub przychód w wybranej lokalizacji.
Czy CaterMon może pobierać faktury z KSeF automatycznie?
Tak. Po zapisaniu konta właściciel organizacji może skonfigurować automatyczną synchronizację kosztów, przychodów albo obu kierunków. Dokumenty mogą trafiać do Roboczych albo — po włączeniu „Zapisuj od razu” — od razu stać się kosztami lub przychodami. Funkcja wymaga aktywnego okresu próbnego lub abonamentu.
Jak długo tokeny będą działać w KSeF 2.0?
Bieżący podręcznik KSeF wskazuje obsługę tokenów do 31 grudnia 2026 r. Jednocześnie Ministerstwo Finansów konsultuje utrzymanie tokenów także po tej dacie; nie jest to jeszcze ostateczna reguła. Jeśli zasady się zmienią, poradnik i integracja CaterMon zostaną zaktualizowane.
Gotowy do działania?
Połącz KSeF i pobierz pierwszy miesiąc faktur
Wygeneruj token tylko do przeglądania, sprawdź połączenie i pozwól CaterMon uporządkować dokumenty w Roboczych.
Połączenie nie przechodzi testu? W aplikacji wybierz Pomoc w bocznym menu, a następnie otwórz czat. Nie wklejaj tokenu w rozmowie — opisz komunikat błędu.