CaterMon

Kilka NIP-ów i lokali

Wiele kont KSeF
bez chaosu w lokalizacjach

Zbieraj dokumenty z kilku podmiotów w jednym miejscu, a koszty przypisuj do restauracji, kuchni i magazynów zgodnie z rzeczywistym przepływem towaru.

Zobacz model pracy Otwórz CaterMon

Instrukcja odpowiada aktualnemu interfejsowi CaterMon. Zaktualizowano 5 września 2026.

Zapisane konta (3)

Każdy NIP jako osobne źródło

domyślneBistro CentrumNIP ••••••3210
konto 2CateringNIP ••••••7654
konto 3Bar SezonowyNIP ••••••9087
Wspólne RoboczeSprawdź dokument i dopiero wtedy wybierz lokal
18 faktur
RestauracjaKuchnia · Bar
CateringProdukcja · Opakowania

Ważne dla KSeF 2.0. Bieżący podręcznik wskazuje obsługę tokenów do 31 grudnia 2026 r., ale Ministerstwo Finansów konsultuje ich utrzymanie także po tej dacie. Aktualny sposób połączenia opisuje poradnik Jak połączyć konto KSeF.

każde konto KSeF łatwe do rozpoznania podczas importu
faktury przypisane do właściwych lokalizacji bez dublowania dokumentów
osobne wyniki lokali oraz czytelne przesunięcia między magazynami i punktami

Krótka odpowiedź

Najpierw zobacz cały obieg

Każdy NIP połącz w CaterMon jako osobne, wyraźnie nazwane konto KSeF. Przy pobieraniu wybierasz konto i zakres dat, a dokumenty trafiają do Roboczych kosztów albo przychodów. Konto KSeF określa źródło faktury, natomiast lokalizacja CaterMon określa wynik operacyjny, do którego dokument ma trafić. Przy zatwierdzaniu kosztów wybierz właściwy lokal. Jeżeli jedna faktura obejmuje zakupy dla kilku lokali, zapisz dokument tylko raz w miejscu dostawy, a następnie przesuń całe pozycje lub ich część. Grupy kosztów możesz traktować jak magazyny wewnątrz lokalu; dodajesz je niezależnie od liczby płatnych lokalizacji.

Najważniejsze rozróżnienie

Trzy poziomy, trzy różne zadania

Konto KSeF

Skąd pochodzi dokument: podmiot i NIP.

Lokalizacja

Czyj wynik ma obciążyć koszt: restauracja, kuchnia lub punkt.

Grupa kosztów

Gdzie koszt pracuje wewnątrz lokalu: magazyn lub obszar.

Jedna dostawa, jeden dokument. Jeśli towar rozjeżdża się dalej, użyj przesunięć. Nie kopiuj faktury dla kolejnych lokali.

01

Rozdziel trzy pojęcia: NIP, lokal i magazyn

Konto KSeF wskazuje podmiot i źródło dokumentów. Lokalizacja odpowiada za osobny wynik operacyjny. Grupa kosztów porządkuje magazyn lub obszar kosztów wewnątrz lokalu.

  1. 1

    Spisz NIP-y, z których chcesz pobierać dokumenty. Każdy kontekst NIP będzie osobnym kontem KSeF.

  2. 2

    Spisz lokale, kuchnie lub punkty, których wynik chcesz analizować osobno. To będą lokalizacje CaterMon.

  3. 3

    W każdym lokalu zaplanuj grupy kosztów, na przykład Kuchnia, Bar, Opakowania lub Administracja. Takie grupy możesz traktować jak magazyny analityczne.

Gotowe, gdy: Każdy NIP, lokal i magazyn ma jednoznaczną nazwę oraz określoną rolę.
Konto KSeFLokalizacjaGrupy kosztów
02

Dodaj i nazwij każde konto KSeF

Na ekranie importu wybierz plus przy liście kont, a następnie powtórz połączenie dla każdego NIP-u. Nazwa powinna pozwolić rozpoznać konto bez sprawdzania numeru.

  1. 1

    Otwórz Koszty → Pobierz z KSeF i przejdź do sekcji „Zapisane konta”.

  2. 2

    Wybierz ikonę plusa z opisem „Dodaj nowe konto”.

  3. 3

    Wpisz nazwę podmiotu lub czytelny skrót, właściwy NIP i token utworzony w tym samym kontekście KSeF.

  4. 4

    Wybierz „Testuj połączenie i zapisz”, a następnie powtórz te czynności dla kolejnych kont.

  5. 5

    Nazwę możesz później zmienić bez zmiany danych dostępowych. Niepotrzebne konto możesz usunąć z listy.

Dla każdego konta użyj tokenu wygenerowanego w kontekście dokładnie tego samego NIP-u.
Gotowe, gdy: Lista „Zapisane konta” zawiera wszystkie potrzebne podmioty i można je łatwo rozróżnić.
Zapisane kontaDodaj nowe kontoNowe konto KSeFNazwa kontaNIP firmyToken autoryzacyjnyTestuj połączenie i zapiszZmień nazwę
03

Pobierz dokumenty z każdego konta do Roboczych

Konta wybierasz kolejno przed importem. Wszystkie pobrane dokumenty trafiają do wspólnych Roboczych odpowiedniego modułu, gdzie czekają na kontrolę i przypisanie.

  1. 1

    Na liście „Zapisane konta” wybierz pierwsze konto. Gwiazdka wskazuje konto domyślne.

  2. 2

    Ustaw zakres dat i wybierz „Podgląd zmian”, aby zobaczyć nowe dokumenty bez ich zapisywania.

  3. 3

    Wybierz „Pobierz faktury”. Po uruchomieniu importu możesz przejść do następnego konta.

  4. 4

    Powtórz pobranie dla pozostałych kont. Faktury zakupowe znajdziesz w Roboczych kosztów, a wystawione faktury — w Roboczych przychodów.

„Podgląd zmian” nie zapisuje dokumentów. Import rozpoczyna dopiero „Pobierz faktury”.
Gotowe, gdy: Dokumenty ze wszystkich wybranych kont są widoczne w odpowiednich Roboczych.
Zapisane kontaZakres datPodgląd zmianPobierz fakturyRobocze
04

Przypisz dokumenty do właściwego lokalu

Konto KSeF nie wybiera automatycznie lokalizacji. Przy sprawdzaniu lub zbiorczym zatwierdzaniu kosztów wskaż lokal, którego dotyczą zakupy.

  1. 1

    Otwórz Robocze i sprawdź dostawcę, datę, kwoty oraz rozpoznane pozycje.

  2. 2

    Przy zatwierdzaniu wybierz właściwą pozycję w polu lub oknie „Wybierz lokalizację”.

  3. 3

    Jeśli zatwierdzasz paczkę dokumentów, upewnij się, że wszystkie dotyczą wybranego lokalu. Dokumenty dla innego punktu zatwierdź oddzielnie.

  4. 4

    Po zatwierdzeniu koszt trafi do analizy wybranej lokalizacji.

Przed zatwierdzeniem paczki sprawdź, czy wszystkie dokumenty mają trafić do tego samego lokalu.
Gotowe, gdy: Każdy zatwierdzony dokument jest widoczny w kosztach właściwej lokalizacji.
RoboczeWybierz lokalizacjęDalejZatwierdź wszystkie
05

Rozdziel jedną fakturę bez dodawania jej drugi raz

Gdy dostawa obejmuje kilka punktów, dokument pozostaje jeden. Zapisz go tam, gdzie fizycznie przyjechał towar, a następnie przesuń wybrane pozycje albo część ilości.

  1. 1

    Zatwierdź całą fakturę w lokalizacji, do której dotarła dostawa.

  2. 2

    Otwórz koszt i wybierz opcję przesunięcia całej pozycji lub jej części.

  3. 3

    W kroku „DOKĄD — LOKALIZACJA” wybierz punkt docelowy, a następnie właściwą grupę kosztów.

  4. 4

    Powtórz dla pozostałych pozycji lub ilości. CaterMon zachowa jeden dokument źródłowy i pokaże ślad przesunięcia.

Nie importuj ani nie dodawaj tej samej faktury ponownie dla drugiej lokalizacji — podwoiłoby to koszt organizacji.
Gotowe, gdy: Koszt został rozdzielony między lokale, ale faktura źródłowa nadal występuje tylko raz.
Przenieś do innej lokalizacjiDOKĄD — LOKALIZACJAGrupa kosztówPrzesunięcia
06

Użyj grup kosztów jako magazynów wewnątrz lokalu

Lokalizacja służy do osobnego wyniku punktu, a grupy kosztów do podziału wewnątrz niego. Możesz dodać tyle grup, ile potrzebujesz do codziennej pracy.

  1. 1

    W konfiguracji kosztów utwórz grupy odpowiadające magazynom lub obszarom, na przykład Kuchnia, Bar albo Produkcja.

  2. 2

    Przypisz kategorie produktów do właściwych grup. Ta reguła będzie działała również dla kolejnych faktur.

  3. 3

    Korzystaj z przesunięć, gdy produkt zmienia magazyn albo lokalizację.

  4. 4

    Nowy magazyn nie wymaga dokupienia kolejnej lokalizacji. Dodatkowy lokal jest potrzebny dopiero wtedy, gdy chcesz mieć osobny wynik punktu.

Gotowe, gdy: Każdy lokal ma czytelny podział na potrzebne magazyny lub obszary kosztów.
Konfiguracja kosztówGrupy kosztówKategoriePrzesunięcia
07

Opcjonalnie ustaw synchronizację dla każdego konta

Opcjonalnie

Każde konto KSeF ma własne ustawienia automatycznej synchronizacji. Połączone konta są obsługiwane kolejno w tym samym nocnym oknie.

  1. 1

    Otwórz „Automatyczna synchronizacja” i w polu „Konfigurowane konto” wybierz pierwsze konto KSeF.

  2. 2

    Ustaw częstotliwość oraz kierunek: koszty, przychody albo oba.

  3. 3

    Wybierz „Włącz automatyczną synchronizację” przy pierwszym uruchomieniu albo „Zapisz zmiany” przy późniejszej edycji, a następnie powtórz konfigurację dla pozostałych kont.

  4. 4

    Po synchronizacji sprawdzaj dokumenty w Roboczych przed zatwierdzeniem.

Automatyczną synchronizację konfiguruje właściciel organizacji; jest dostępna w aktywnym okresie próbnym lub abonamencie.
Gotowe, gdy: Każde potrzebne konto ma zapisany własny harmonogram synchronizacji.
Automatyczna synchronizacjaKonto KSeFKonfigurowane kontoKosztyPrzychodyWłącz automatyczną synchronizacjęZapisz zmiany

Gdy masz wybór

Dobierz wariant do swojej sytuacji

Czy potrzebujesz kolejnego konta KSeF, czy kolejnej lokalizacji?
Kolejne konto KSeF

faktury są dostępne w innym kontekście NIP lub podmiotu

Co dalej: dodaj nowe konto KSeF i połącz je osobnym tokenem

Kolejna lokalizacja

chcesz osobno analizować wynik kolejnego lokalu, kuchni albo punktu

Co dalej: dokup lokalizację w abonamencie, a następnie przypisuj do niej dokumenty

Kolejny magazyn

potrzebujesz podziału kosztów wewnątrz jednego lokalu, na przykład Kuchnia i Bar

Co dalej: dodaj grupę kosztów; magazyny można tworzyć bez dodawania płatnej lokalizacji

Co zrobić, gdy jedna faktura dotyczy kilku lokali?
Całość dla jednego lokalu

wszystkie zakupy zostały zużyte w jednym punkcie

Co dalej: zatwierdź dokument w tym lokalu bez dodatkowych przesunięć

Zakupy dla kilku lokali

towar trafił do jednego miejsca, a potem został rozdzielony

Co dalej: zapisz fakturę raz w miejscu dostawy i przesuń odpowiednie pozycje lub ilości do pozostałych lokali

Jak pobierać dokumenty z kilku kont?
Ręcznie

chcesz kontrolować konto i zakres przy każdym imporcie

Co dalej: wybieraj konto na liście „Zapisane konta”, sprawdzaj „Podgląd zmian” i uruchamiaj pobranie

Automatycznie

masz aktywny okres próbny lub abonament i chcesz regularnego pobierania

Co dalej: skonfiguruj osobny harmonogram dla każdego konta; konta uruchomią się kolejno w nocnym oknie

Pomoc

Najczęstsze pytania

Czy konto KSeF jest przypisane do konkretnej lokalizacji? +

Nie automatycznie. Konto KSeF wskazuje podmiot i NIP, z którego pobierasz dokumenty. Lokalizację wybierasz przy sprawdzaniu lub zatwierdzaniu kosztu. Dzięki temu faktury z jednego NIP-u mogą trafić do różnych lokali.

Czy kilka lokali może korzystać z jednego konta KSeF? +

Tak. Jeśli lokale działają pod tym samym NIP-em, pobierasz faktury z jednego konta KSeF, a w Roboczych przypisujesz każdy dokument do właściwej lokalizacji.

Czy dla każdego NIP-u potrzebny jest osobny token? +

Tak. Dodaj osobne konto CaterMon dla każdego kontekstu NIP i użyj tokenu wygenerowanego właśnie w tym kontekście KSeF. Nazwij konta tak, aby można je było rozpoznać bez sprawdzania numeru.

Co zrobić z fakturą obejmującą zakupy dla kilku lokali? +

Dodaj i zatwierdź ją tylko raz w miejscu, do którego fizycznie przyjechał towar. Następnie przesuń odpowiednie pozycje lub część ilości do innych lokalizacji. Dokument źródłowy pozostaje jeden, a CaterMon zachowuje ślad podziału.

Czy magazyn wymaga wykupienia kolejnej lokalizacji? +

Nie. Grupy kosztów możesz traktować jak magazyny analityczne, na przykład Kuchnia, Bar i Produkcja, i dodawać je wewnątrz lokalu. Kolejna płatna lokalizacja jest potrzebna dopiero do osobnego wyniku kolejnego punktu.

Ile kosztuje kolejna lokalizacja? +

Według cennika CaterMon aktualnego 4 września 2026 r. każdy kolejny lokal kosztuje 249 zł netto miesięcznie. Przed zakupem sprawdź aktualny cennik na stronie głównej.

Czy automatyczna synchronizacja działa dla kilku kont? +

Tak. Każde konto ma własne ustawienia harmonogramu. Wybierasz „Konfigurowane konto”, ustawiasz kierunek i częstotliwość, a wszystkie konta uruchamiają się kolejno w tym samym nocnym oknie. Funkcja jest dostępna podczas aktywnego okresu próbnego lub abonamentu.

Następny krok

Powiązane poradniki

Jak połączyć konto KSeF z CaterMon

Wygeneruj token z minimalnym uprawnieniem, przetestuj połączenie i pobierz pierwsze faktury do Roboczych.

Otwórz Jak sprawdzać i zatwierdzać faktury w Roboczych

Sprawdź odczytane faktury pojedynczo, per dostawca albo w paczkach. Popraw dane, przesuń właściwe pozycje i zatwierdź koszty do analizy.

Otwórz Jak ustawić grupy i kategorie kosztów

Zbuduj mapę kosztów lokalu: ustaw grupy, kategorie, produkty, zamienniki, receptury i reguły wyjątków. Magazyny do spisu wybierzesz osobno w Inwentaryzacji.

Otwórz Jak dodać koszty

KSeF, skan, paczki, wpis ręczny oraz faktury w obcej walucie i wykluczanie dokumentów z kosztów.

Otwórz

Potrzebujesz pomocy przy tym kroku?

W aplikacji otwórz Pomoc w bocznym menu. Odpowie człowiek z zespołu CaterMon.