Inwentaryzacja w restauracji — jak przeprowadzić krok po kroku
Spis treści
Inwentaryzacja to fundament kontroli kosztów w restauracji. Bez niej nie wiesz ile masz towaru, ile zużywasz i ile tracisz.
„Regularna inwentaryzacja to nie biurokracja — to jedyne narzędzie, które pozwala wykryć straty zanim staną się kryzysem. Restauracje prowadzące inwentaryzację tygodniowo redukują straty o 2-4%.”
A straty potrafią być ogromne — 4-10% zakupionej żywności trafia do kosza.
Czym jest inwentaryzacja w gastronomii?
Inwentaryzacja to spis z natury — liczenie wszystkich zapasów (żywność, napoje, opakowania) i porównanie ich z ewidencją.
Pozwala wykryć:
→ Braki (kradzieże, błędy w zamówieniach)
→ Nadwyżki (za duże zamówienia, błędy w recepturach)
→ Przeterminowane produkty
→ Rozbieżności między stanem faktycznym a systemem
Jak często przeprowadzać inwentaryzację?
Rekomendowana częstotliwość
| Obszar | Częstotliwość | Uwagi |
|---|---|---|
| Alkohol (bar) | Raz w tygodniu | Wysoka wartość, łatwe do kradzieży |
| Napoje | Raz w tygodniu | Szybka rotacja |
| Mięso, ryby | 2-3 razy w tygodniu | Krótki termin ważności |
| Nabiał | 2-3 razy w tygodniu | Krótki termin ważności |
| Warzywa, owoce | Codziennie | Bardzo krótki termin |
| Produkty suche | Raz w miesiącu | Długi termin ważności |
| Opakowania | Raz w miesiącu | Stabilne zużycie |
Metody inwentaryzacji
Inwentaryzacja okresowa
Pełny spis całego magazynu w określonym terminie — np. raz w miesiącu lub na koniec roku.
Zalety:
→ Kompletny obraz stanu magazynu
→ Spełnia wymogi prawne
Wady:
→ Czasochłonna
→ Często wymaga zamknięcia lokalu
→ Problemy wykrywane z opóźnieniem
Inwentaryzacja ciągła
Regularna kontrola wybranych grup produktów — np. co tydzień inna kategoria.
Zalety:
→ Szybsze wykrywanie problemów
→ Nie wymaga zamykania lokalu
→ Mniejsze obciążenie jednorazowe
Wady:
→ Wymaga systematyczności
→ Potrzebny dobry system
FIFO i FEFO — klucz do świeżości
FIFO (First In, First Out)
Pierwsze przyszło, pierwsze wychodzi. Produkty zakupione wcześniej zużywamy jako pierwsze.
Jak wdrożyć FIFO
Oznaczaj daty
Każdy produkt etykietuj datą dostawy lub datą ważności. Kolorowe oznaczenia ułatwiają identyfikację.
Układaj prawidłowo
Nowe dostawy zawsze na tył półki, starsze produkty z przodu.
Kontroluj regularnie
Minimum raz w tygodniu sprawdzaj czy FIFO jest przestrzegane.
FEFO (First Expired, First Out)
Pierwsze się przeterminuje, pierwsze wychodzi. Priorytet mają produkty z najkrótszym terminem ważności — niezależnie od daty dostawy.
| Metoda | Kiedy stosować | Przykład |
|---|---|---|
| FIFO | Produkty o podobnych terminach | Napoje, produkty suche |
| FEFO | Produkty świeże, różne partie | Mięso, nabiał, warzywa |
Jak przeprowadzić inwentaryzację krok po kroku
5 kroków do skutecznej inwentaryzacji
Przygotuj arkusze
Lista wszystkich produktów z miejscem na:
- Stan z systemu
- Stan faktyczny (liczony)
- Różnica
- Podpis liczącego
Wybierz odpowiedni moment
Najlepiej przed otwarciem lub po zamknięciu. Unikaj liczenia w trakcie dostaw.
Licz systematycznie
Jedna osoba liczy, druga zapisuje. Zawsze w tej samej kolejności (np. od lewej do prawej, od góry do dołu).
Weryfikuj rozbieżności
Każdą różnicę >1% sprawdź natychmiast. Przelicz ponownie, sprawdź receptury, faktury.
Dokumentuj i analizuj
Zapisz wyniki, porównaj z poprzednimi inwentaryzacjami. Szukaj wzorców.
Dopuszczalne rozbieżności
| Kategoria | Dopuszczalna różnica | Uwagi |
|---|---|---|
| Alkohol | 1-2% | Bardzo ścisła kontrola |
| Napoje | 2-3% | Uwaga na promocje, degustacje |
| Żywność | 3-5% | Straty przy obróbce, psucie |
| Opakowania | 2-3% | Uszkodzenia, błędy w liczeniu |
Najczęstsze przyczyny rozbieżności
1. Błędy w recepturach
Kucharze nie przestrzegają gramatur → zużycie większe niż w systemie.
Rozwiązanie: Standaryzacja receptur, regularne szkolenia, kontrola porcji.
2. Kradzieże
Niestety częste w gastronomii — od drobnych (jedzenie) po poważne (alkohol).
Rozwiązanie: Monitoring, ograniczony dostęp do magazynu, częste inwentaryzacje.
3. Błędy przy przyjęciu towaru
Nie sprawdzono ilości, wagi lub jakości dostawy.
Rozwiązanie: Zawsze weryfikuj dostawy przy przyjęciu, porównuj z fakturą.
4. Psucie się produktów
Złe przechowywanie, brak FIFO, zbyt duże zamówienia.
Rozwiązanie: FIFO/FEFO, kontrola temperatur, mniejsze zamówienia.
5. Błędy w systemie
Źle wprowadzone ceny, jednostki, receptury.
Rozwiązanie: Regularna weryfikacja danych w systemie.
Narzędzia do inwentaryzacji
Arkusze papierowe
Zalety: Proste, tanie, nie wymagają technologii
Wady: Czasochłonne, podatne na błędy, trudna analiza
Arkusze kalkulacyjne (Excel/Google Sheets)
Zalety: Bezpłatne, elastyczne, możliwość analizy
Wady: Ręczne wprowadzanie, brak integracji z POS
Systemy POS z modułem magazynowym
Zalety: Automatyzacja, integracja ze sprzedażą, alerty
Wady: Koszt, wymaga wdrożenia
Checklist inwentaryzacji
Przed inwentaryzacją
- Przygotuj aktualne arkusze
- Sprawdź czy wszystkie dostawy są wprowadzone
- Wyznacz osoby odpowiedzialne
- Uporządkuj magazyn
Częste błędy
- Liczenie w trakcie dostaw
- Jedna osoba liczy i zapisuje
- Pomijanie trudno dostępnych miejsc
- Brak weryfikacji rozbieżności
Podsumowanie
Powiązane artykuły
Najczęściej zadawane pytania
Jak często przeprowadzać inwentaryzację w restauracji?
Bar powinien być inwentaryzowany minimum raz w tygodniu, kuchnia raz w miesiącu. Lokale o wysokich obrotach mogą wymagać częstszych kontroli — nawet kilka razy w tygodniu dla kluczowych produktów.
Co to jest FIFO i dlaczego jest ważne?
FIFO (First In, First Out) to zasada 'pierwsze przyszło, pierwsze wychodzi'. Produkty zakupione wcześniej zużywamy jako pierwsze. Zapobiega to przeterminowaniu i marnotrawstwu żywności.
Jaki procent rozbieżności jest akceptowalny?
Branżowy standard to 3-5% rozbieżności, ale w praktyce wszystkie różnice są nieakceptowalne — wskazują na problemy z organizacją, kontrolą lub kradzieże. Cel to 0% rozbieżności.
Chcesz automatycznie kontrolować koszty?
CaterMon śledzi koszty i marże za Ciebie — bez Excela, w czasie rzeczywistym.