Krótka odpowiedź
Zacznij od KSeF
Jeżeli faktury są w KSeF, wybierz import — to preferowana ścieżka. Zdjęcia i pliki służą do dokumentów spoza KSeF; wtedy o metodzie decyduje liczba faktur, nie liczba stron.
Koszty → Dodaj koszt
Wybierz konto i okres. Dokumenty pobiorą się w tle.
Wybór ścieżki
Którą metodę wybrać?
Nie musisz wykonywać wszystkich poniższych kroków. Wybierz jedną metodę pasującą do materiałów, które masz.
Punkt startu
Otwórz wybór dokumentu kosztowego
Wejdź w „Koszty” i wybierz „Dodaj koszt”. Ten sam wybór metod otworzysz na ekranie START w sekcji Koszty.
Wybierz konto oraz okres. Nie musisz robić zdjęć ani dodawać plików.
Zdjęcie, kilka zdjęć stron, PDF albo XML.
Dodaj całą paczkę i pracuj dalej.
CaterMon sam rozdzieli dokumenty.
Na przykład zakup z ryneczku, własne przetwory albo koszt zbiorczy. Wyceniasz je i możesz zapisać jako produkty do receptur.
Preferowana ścieżka
Pobierz faktury z KSeF
Jeżeli masz już połączone konto KSeF, nie dodawaj tych samych dokumentów jako skanów. Wybierz konto i okres, sprawdź podgląd zmian, a następnie rozpocznij pobieranie.
Pobierz z KSeF
Wybierz konto i zakres dat
CaterMon pobiera faktury, na których Twoja firma jest nabywcą.
- Użyj „Podglądu zmian”, żeby zobaczyć, co zostanie pobrane — ta akcja niczego nie zapisuje.
- Wybierz „Pobierz faktury”, aby rozpocząć import w tle.
- Dokumenty pojawią się w filtrze KSeF w Roboczych.
Jedna faktura lub paragon
Najszybciej: „Jeden dokument”
Ta ścieżka odczytuje dokument i od razu otwiera formularz. Jest najlepsza, gdy chcesz sprawdzić i zapisać pojedynczy koszt bez czekania na paczkę.
- 1Otwórz CaterMon na telefonie.
Wybierz „Jeden dokument”, a potem zrób zdjęcie bezpośrednio w aplikacji albo wybierz fotografię z galerii — na przykład faktury, paragonu lub WZ.
- 2Dodaj wszystkie strony tego samego dokumentu.
Sprawdź miniatury i usuń przypadkowe zdjęcia. Odczyt rozpocznie się dopiero po wybraniu „Zatwierdź”.
- 3Zweryfikuj formularz.
Sprawdź datę wystawienia, numer dokumentu, dostawcę, kwoty, pozycje i przypisane kategorie.
- 4Zdecyduj, co dalej.
Wybierz „Zapisz jako koszt”, jeśli dane są poprawne, albo „Zapisz jako wersję roboczą”, żeby wrócić do dokumentu później.
Jedna faktura, nie jeden obraz. Kilka zdjęć może przedstawiać kolejne strony tego samego dokumentu. Jeżeli masz kilka różnych faktur, wybierz „Wiele plików naraz”.
Więcej dokumentów
Dodaj paczkę i nie czekaj przy ekranie
Obie metody działają w tle. Po wysłaniu możesz pracować dalej, a rozpoznane dokumenty znajdziesz w Roboczych.
Każdy plik to osobna faktura
Wiele plików naraz
Dodaj PDF-y, zdjęcia lub pliki XML. Każdy plik jest tutaj traktowany jako osobna faktura. Sprawdź listę i wybierz „Zatwierdź i przetwórz”.
- PDF, JPG, JPEG, PNG lub XML
- maksymalnie 20 plików w paczce
- wynik trafia do Roboczych
Kilka faktur w jednym pliku
Podziel PDF na faktury
Przydaje się, gdy skanujesz paczkę papierowych faktur kolejno w skanerze i otrzymujesz jeden wspólny PDF. CaterMon rozdzieli znajdujące się w nim dokumenty.
- jeden plik w formacie PDF
- najlepiej nie więcej niż 20 MB
- automatyczne wydzielenie dokumentów
- wynik trafia do Roboczych
Pozycje spoza dokumentów
Dodaj pozycje ręcznie
Kupujesz zioła na ryneczku albo przynosisz do kuchni własne przetwory? Dodaj przyjęcie spoza faktury, określ ilość i wartość, a pozycję zapisz jako produkt do wykorzystania w recepturach. Tą samą ścieżką dodasz koszty zbiorcze, wynagrodzenia, ZUS czy podatki.
Wpisz ręcznie
Uzupełnij formularz bez automatycznego odczytu
Dodaj co najmniej jedną pozycję i kategorię, a następnie wybierz „Zapisz jako koszt” albo „Zapisz jako wersję roboczą”.
Skróty na ekranie START
Wynagrodzenia, ZUS i podatki
Najpierw ustaw miesiąc na ekranie START. Potem w sekcji Koszty wybierz odpowiedni skrót — formularz otworzy się z gotowym opisem i kategorią.
Najważniejsze w formularzu
Możesz wpisać jedną łączną pozycję albo rozdzielić koszt na kilka pozycji. Dla każdej z nich wybierz właściwą kategorię kosztu oraz VAT „np.” (nie podlega). Dzięki temu koszt trafi do właściwego miejsca w analizie.
Dwie ważne opcje formularza
Obca waluta albo faktura niezwiązana z lokalem
Po odczycie dokumentu nie musisz ręcznie poprawiać każdej pozycji. Formularz potrafi przeliczyć całą fakturę na PLN, a dokument pobrany z KSeF, który w ogóle nie dotyczy działalności gastro, możesz zachować bez wpływu na wynik.
Faktura w innej walucie
Przelicz wszystkie kwoty na PLN
- 1Rozwiń opcję w Podsumowaniu.
Wybierz „Faktura w innej walucie?”.
- 2Wpisz kurs do PLN.
Podaj, ile złotych odpowiada jednej jednostce waluty faktury, np. 4,30 dla 1 EUR, i wybierz „Przelicz wszystkie kwoty”.
- 3Sprawdź wynik i zapisz.
CaterMon przeliczy pozycje, sumy i ceny jednostkowe. Jeśli kurs był błędny, wybierz „Przywróć”.
Stawki VAT pozostają bez zmian. Nie uruchamiaj przeliczenia, jeśli wartości dokumentu są już podane w PLN.
Cała faktura nie dotyczy lokalu
Wyzeruj zamiast usuwać z Roboczych
- 1Otwórz podpowiedź w Podsumowaniu.
Rozwiń „Wartości się nie zgadzają lub to nie Twoja faktura?”.
- 2Wybierz „Wyzeruj fakturę”.
Pozycje i kwoty zostaną wyzerowane, a dokument przestanie wpływać na metryki.
- 3Zapisz dokument.
Faktura pozostanie zapisana w systemie i nie wróci przy następnym pobraniu z KSeF. W razie pomyłki wybierz „Cofnij”.
Tylko część faktury jest prywatna? Zapisz dokument normalnie i przenieś odpowiednie pozycje do grupy „Zakupy prywatne”. Wyzerowanie służy sytuacji, w której cała faktura nie jest kosztem lokalu.
Po dodaniu dokumentu
Formularz od razu czy Robocze?
Miejsce, w którym zobaczysz wynik, zależy od wybranej metody. To zamierzony podział: pojedynczy dokument możesz sprawdzić natychmiast, a większe paczki przetwarzają się bez blokowania pracy.
Wynik od razu
Otwiera się formularz
Dotyczy opcji „Jeden dokument” i „Wpisz ręcznie”. Sprawdzasz dane, po czym zapisujesz koszt albo wersję roboczą.
Przetwarzanie w tle
Dokumenty trafiają do Roboczych
Dotyczy wielu plików, dzielenia PDF-u i KSeF. Po zakończeniu odczytu sprawdzasz dokumenty i zatwierdzasz je jako koszty.
Co powstaje po zatwierdzeniu faktury?
CaterMon wykorzystuje dane dokumentu w analizie, uzupełnia listę dostawców, tworzy lub łączy produkty, aktualizuje historię cen i może zaproponować grupy zamienników.
Najczęstsze pytania
Dodawanie kosztów bez zgadywania
Którą opcję wybrać dla jednej faktury wielostronicowej?
Wybierz „Jeden dokument”. Dodaj jeden wielostronicowy PDF albo zrób osobne zdjęcie każdej strony. Kilka zdjęć w tej ścieżce zostanie połączonych w jedną fakturę.
Jak dodać kilka różnych faktur jednocześnie?
Jeżeli każda faktura jest osobnym plikiem, wybierz „Wiele plików naraz”. Możesz dodać do 20 plików w jednej paczce. Jeżeli kilka faktur znajduje się w jednym PDF-ie, wybierz „Podziel PDF na faktury”.
Jakie formaty dokumentów obsługuje CaterMon?
Dla jednego dokumentu i wielu osobnych plików możesz użyć PDF, JPG, JPEG, PNG lub XML. Automatyczne dzielenie kilku faktur z jednego pliku działa dla PDF.
Dlaczego dokument trafił do Roboczych?
Paczki plików, dzielenie PDF-u i import z KSeF są przetwarzane w tle, dlatego wynik trafia do Roboczych. Dokument zacznie wpływać na analizę dopiero po sprawdzeniu i zatwierdzeniu.
Czy muszę od razu zatwierdzić odczytaną fakturę?
Nie. W formularzu nowego kosztu możesz wybrać „Zapisz jako wersję roboczą” i wrócić do dokumentu później. Wersja robocza nie jest jeszcze uwzględniana w analizie.
Jak dodać wynagrodzenia, ZUS albo podatki?
Na ekranie START ustaw właściwy miesiąc, a następnie w sekcji Koszty wybierz skrót „Wynagrodzenia”, „ZUS” albo „Podatki”. Koszt możesz zapisać łącznie lub rozdzielić na kilka pozycji. Dla każdej pozycji wybierz właściwą kategorię oraz VAT „np.” (nie podlega).
Jak dodać fakturę w euro lub innej walucie?
W Podsumowaniu formularza rozwiń „Faktura w innej walucie?”, wpisz kurs określający, ile PLN odpowiada jednej jednostce waluty dokumentu, i wybierz „Przelicz wszystkie kwoty”. CaterMon przeliczy pozycje, sumy oraz ceny jednostkowe na PLN. Następnie zapisz dokument. Przed zapisem możesz użyć „Przywróć”.
Co zrobić z fakturą z KSeF, która nie jest kosztem lokalu?
Nie usuwaj jej z Roboczych, bo może wrócić przy kolejnej synchronizacji z KSeF. Otwórz dokument, rozwiń „Wartości się nie zgadzają lub to nie Twoja faktura?”, wybierz „Wyzeruj fakturę” i zapisz. Dokument pozostanie w systemie, ale nie wpłynie na metryki. Jeśli prywatna jest tylko część zakupów, przenieś te pozycje do grupy „Zakupy prywatne” zamiast zerować całą fakturę.
Masz już dokument?
Dodaj pierwszy koszt
Wybierz metodę pasującą do liczby faktur. Przed zatwierdzeniem zawsze możesz poprawić rozpoznane dane.
Nie wiesz, którą metodę wybrać? W aplikacji wybierz Pomoc w bocznym menu, a następnie otwórz czat — odpowie człowiek z zespołu CaterMon.