Krótka odpowiedź
Najpierw zobacz cały obieg
Otwórz „Robocze” i wybierz pojedynczą fakturę albo „Przejrzyj i zatwierdź”, aby pracować na całej paczce. W przeglądzie sprawdź datę, dostawcę, kwoty, pozycje oraz przypisanie „Kategoria → Grupa”. Domyślny tryb dokładny pokazuje jedną fakturę, ale możesz przełączyć widok na 5, 10 lub 20 faktur albo jednego dostawcę na stronę. Na końcu zatwierdź fakturę, bieżącą porcję, dostawcę lub wszystkie zaznaczone dokumenty.
Dwie ścieżki pracy
Dokładność wtedy, gdy jej potrzebujesz. Tempo tam, gdzie dane są powtarzalne.
Pełny formularz albo tryb dokładny z dokumentem obok. Dobry wybór przy pierwszych importach i nietypowej fakturze.
5, 10 albo 20 faktur na stronie lub wszystkie dokumenty jednego dostawcy. Zakres przycisku zatwierdzenia zmienia się razem z widokiem.
Otwórz faktury oczekujące w Roboczych
Na START licznik „Do zatwierdzenia” prowadzi wprost do oczekujących dokumentów. Ten sam ekran otworzysz z modułu Koszty.
- 1
Wybierz właściwą organizację i lokalizację.
- 2
Na ekranie START w sekcji Koszty kliknij wiersz „Do zatwierdzenia” albo otwórz Koszty → Robocze.
- 3
W zakładce „Robocze” wybierz widok odpowiadający źródłu faktur: „Moje dokumenty” dla dodanych przez Ciebie skanów i zdjęć albo „Z KSeF” dla dokumentów pobranych z KSeF.
- 4
„Historia (wszystko)” pokazuje również starsze dokumenty, także już obsłużone. Włącz „Wygasające wkrótce”, jeśli chcesz najpierw przejrzeć faktury, których wersje robocze zostaną niedługo usunięte.
Wybierz pojedynczy formularz albo przegląd paczki
Kliknięcie faktury otwiera ją osobno. „Przejrzyj i zatwierdź” otwiera wspólny ekran z dokumentami, tabelą pozycji i kontrolą zakresu zapisu.
- 1
Kliknij wiersz pojedynczej faktury, jeśli chcesz wejść do jej pełnego formularza.
- 2
Przy paczce wybierz „Przejrzyj i zatwierdź”, aby przejść przez wszystkie oczekujące faktury z tej grupy.
- 3
Aby zebrać wszystkie oczekujące dokumenty niezależnie od paczki, użyj ikony „Przejrzyj i zatwierdź oczekujące” przy podsumowaniu.
- 4
Samo otwarcie przeglądu niczego jeszcze nie zatwierdza.
Dobierz tempo pracy
Domyślnie widzisz jedną rozwiniętą fakturę. Przy powtarzalnych dokumentach możesz pracować porcjami albo dostawcami.
- 1
Pozostaw „tryb dokładny”, aby sprawdzać jedną fakturę obok jej podglądu.
- 2
W menu „Faktur na porcję” wybierz 5, 10 lub 20 dokumentów albo „Jeden dostawca na stronę”.
- 3
Domyślna kolejność „Dostawca” układa obok siebie faktury z podobnym asortymentem. Możesz także zmienić kolejność dokumentów.
- 4
Strzałkami przechodź między porcjami lub dostawcami. Ustawienie widoku jest zapamiętywane na urządzeniu.
Sprawdź dokument i odczytane pozycje
Najważniejsze są poprawny okres, dostawca, suma oraz przypisanie każdej pozycji do kategorii i grupy kosztów.
- 1
Porównaj z dokumentem datę wystawienia, numer faktury, dostawcę oraz kwoty netto i brutto.
- 2
Jeżeli odczytana „Data wystawienia” jest niepoprawna, zmień ją w „Pełnej edycji”.
- 3
Jeżeli data faktury jest poprawna, ale wydatek ma wejść do analizy innego okresu, wybierz „Koszt dotyczy innego miesiąca?” i wskaż właściwy miesiąc. Przydaje się to na przykład wtedy, gdy wrześniowa faktura dotyczy dostaw zużytych przez kuchnię w sierpniu.
- 4
Sprawdź nazwy, ilości, jednostki i ceny pozycji.
- 5
Skontroluj kolumnę „Kategoria → Grupa”. To grupa decyduje, w którym obszarze koszt pojawi się po zapisie.
- 6
Jeśli dokument wymaga pól niewidocznych w szybkim przeglądzie, wybierz „Pełna edycja”.
- 7
Zareaguj na widoczne ostrzeżenia, na przykład podejrzaną datę, możliwy duplikat albo korektę bez wskazanego dokumentu źródłowego.
Ustaw wyjątki i przesunięcia
OpcjonalnieKażda pozycja ma grupę wynikającą z reguł. Jeśli tylko ten zakup ma trafić gdzie indziej, wybierz „Przesuń” bez zmiany stałej konfiguracji.
- 1
Przy pozycji wybierz akcję „Przesuń”.
- 2
Wskaż docelową grupę kosztów. Przy wielu lokalizacjach możesz także wybrać inny lokal.
- 3
Przenieś całą pozycję albo wpisz konkretną ilość.
- 4
Sprawdź sekcję „Zaplanowane”. Przesunięcie wykona się dopiero po zatwierdzeniu tej faktury lub paczki.
Zatwierdź wybrany zakres
Zakres przycisku dopasowuje się do widoku: jedna faktura, porcja, dostawca albo wszystkie niepominięte dokumenty.
- 1
Odznacz fakturę, jeśli ma zostać w Roboczych do późniejszego wyjaśnienia.
- 2
W trybie dokładnym wybierz „Zatwierdź fakturę”. Dla większego widoku użyj „Zatwierdź porcję” albo „Zatwierdź dostawcę”.
- 3
Wybierz „Zatwierdź wszystkie (N)”, jeśli wszystkie pozostałe zaznaczone dokumenty są gotowe. Aplikacja zapisuje je bez otwierania kolejnych porcji.
- 4
W oknie potwierdzenia sprawdź liczbę dokumentów. Możesz także oznaczyć nieopłacone faktury jako zapłacone z datą równą dacie wystawienia.
- 5
Podczas zatwierdzania wszystkich możesz wybrać „Przerwij”; proces zatrzyma się po aktualnie zapisywanej paczce, a wcześniej zapisane faktury pozostaną zatwierdzone.
Sprawdź efekt w kosztach i analizie
Dopiero zatwierdzenie zmienia wersję roboczą w koszt używany przez raporty. CaterMon tworzy lub aktualizuje wtedy dostawcę i produkty, zapisuje historię ich cen oraz — przy włączonym autogrupowaniu — może połączyć zamienniki.
- 1
Otwórz Koszty i sprawdź, czy zatwierdzone faktury są widoczne we właściwym miesiącu.
- 2
CaterMon tworzy lub aktualizuje listę dostawców i produktów. Jeżeli dla kategorii działa autogrupowanie, może również utworzyć lub uzupełnić grupy zamienników.
- 3
Historia cen zacznie pokazywać zmiany dla pozycji zapisanych jako produkty.
- 4
Jeżeli podział kosztów nie odpowiada Twojej pracy, przejdź do poradnika o grupach i kategoriach kosztów zamiast poprawiać każdą kolejną fakturę osobno.
Gdy masz wybór
Dobierz wariant do swojej sytuacji
Pojedyncza faktura czy przegląd zbiorczy?
dokument wymaga dokładnej korekty albo chcesz sprawdzić wszystkie pola formularza
Co dalej: kliknij wiersz faktury i użyj pełnego formularza wersji roboczej
masz serię faktur z KSeF, skanów lub jednej paczki importu
Co dalej: wybierz „Przejrzyj i zatwierdź” i dobierz wygodny rozmiar porcji
Jak podzielić dokumenty podczas kontroli?
chcesz oglądać jedną rozwiniętą fakturę obok dokumentu źródłowego
Co dalej: ustaw „1 faktura (tryb dokładny)”
chcesz porównywać razem podobne pozycje i ceny od tego samego kontrahenta
Co dalej: ustaw „Jeden dostawca na stronę”
dokumenty są powtarzalne i chcesz szybciej przejść przez większą serię
Co dalej: zatwierdzasz bieżącą porcję albo wszystkie zaznaczone faktury
Przesunięcie czy stała reguła przypisania?
ta konkretna dostawa lub jej część ma trafić do innego magazynu albo lokalu
Co dalej: przesunięcie wykona się po zatwierdzeniu dokumentu
produkt, grupa zamienników lub dostawca ma zawsze trafiać do tej samej grupy kosztów
Co dalej: zmień regułę w konfiguracji; będzie obowiązywać dla nowych dokumentów
Pomoc
Najczęstsze pytania
Czy faktura w Roboczych wpływa już na food cost i strukturę kosztów? +
Nie. Wersja robocza jest wynikiem odczytu czekającym na kontrolę. Dopiero zatwierdzenie tworzy koszt używany w analizie właściwego miesiąca.
Czy „Przejrzyj i zatwierdź” zapisuje faktury od razu? +
Nie. Przycisk tylko otwiera ekran zbiorczego przeglądu. Faktury zostaną zapisane dopiero po użyciu przycisku zatwierdzającego na dole ekranu i potwierdzeniu zakresu.
Który tryb przeglądu jest najbezpieczniejszy na początku? +
Tryb dokładny: jedna rozwinięta faktura obok dokumentu źródłowego. Gdy poznasz sposób kategoryzacji i dokumenty są powtarzalne, możesz przejść na 5, 10 lub 20 faktur albo jednego dostawcę na stronę.
Co stanie się z odznaczoną fakturą? +
Nie zostanie objęta bieżącym zatwierdzeniem. Pozostanie w Roboczych, aby można było wrócić do niej po wyjaśnieniu daty, kwoty, duplikatu lub innej wątpliwości.
Czy mogę podczas przeglądu podzielić zakup między magazyny lub lokale? +
Tak. Przy pozycji wybierz „Przesuń”, a następnie wskaż inną grupę kosztów lub — przy wielu lokalizacjach — także inny lokal. Przesunięcie wykona się dopiero po zatwierdzeniu faktury.
Co powstaje po zatwierdzeniu faktury? +
Powstaje koszt używany w raportach. CaterMon tworzy lub aktualizuje też dostawcę i produkty, zapisuje historię cen, a przy włączonym autogrupowaniu może uzupełnić grupy zamienników.
Kiedy użyć „Pełnej edycji”? +
Gdy trzeba poprawić dane, których nie obejmuje szybka tabela, albo dokładnie przejrzeć pojedynczy dokument. Po powrocie do przeglądu zbiorczego zobaczysz zaktualizowaną fakturę.
Następny krok
Powiązane poradniki
KSeF, skan, paczki, wpis ręczny oraz faktury w obcej walucie i wykluczanie dokumentów z kosztów.
Otwórz Jak czytać zestawienie kosztów i grupować zamiennikiPrzejdź od kosztu Surowców do produktu i faktury. Połącz zamienniki ręcznie, z propozycji albo automatycznie.
Otwórz Jak ustawić grupy i kategorie kosztówZbuduj mapę kosztów lokalu: ustaw grupy, kategorie, produkty, zamienniki, receptury i reguły wyjątków. Magazyny do spisu wybierzesz osobno w Inwentaryzacji.
Otwórz Pierwsza analiza kosztów z pełnego miesiącaOd konfiguracji grup kosztów przez faktury i sprzedaż aż do pierwszego food costu, zysku i struktury kosztów.
Otwórz