Ustaw koszty tak,
jak działa Twój lokal

Na ekranie START rozwiń „Zacznij tutaj” i wybierz „Otwórz” przy kroku „Ustaw grupy i kategorie kosztów”.

Jeśli onboarding jest już zakończony, na START otwórz Koszty → Inne → „Konfiguracja kosztów”.

Przeczytaj rozwijany panel „Jak działają ustawienia kategorii i reguły przydziału”, jeśli konfigurujesz układ po raz pierwszy.

Przeczytaj układ od szczegółu do wyniku: „Filet z kurczaka” jest pozycją, „Mięso” kategorią, „Surowce” grupą, a wynik tej grupy może być liczony jako food cost.

Twórz grupy według obszarów, którymi faktycznie zarządzasz, na przykład Surowce, Napoje, Opakowania, Koszty pracownicze i Koszty stałe.

Grupy możesz traktować jak obszary magazynowe, ale wybór grup do fizycznego spisu wykonujesz osobno w Inwentaryzacji → Ustawienia magazynów.

Nie rozdrabniaj układu bez potrzeby. Osobna kategoria ma sens wtedy, gdy chcesz widzieć jej wartość lub na nią reagować.

Wybierz „Dodaj grupę”, jeśli potrzebujesz nowego obszaru analizy.

Nadaj grupie krótką nazwę rozpoznawalną dla zespołu, ikonę i kolor.

Pozostaw „Wliczaj do metryk” włączone dla kosztów firmy. Wyłącz je dla zakupów prywatnych lub domowych.

Ustaw kolejność grup zgodnie z tym, jak mają pojawiać się na ekranie „Metryki”.

Magazynów nie ustawiasz na tym ekranie. W Inwentaryzacji wybierz „Ustawienia magazynów” i wskaż grupy, których stan końcowy chcesz liczyć.

Na komputerze przeciągnij kategorię do właściwej grupy. Na telefonie przytrzymaj ją dłużej i przeciągnij.

Wybierz „Nowa kategoria”, jeśli potrzebujesz osobno monitorować nowy rodzaj zakupu.

Nadaj kategorii nazwę odpowiadającą temu, co faktycznie kupujesz, i wskaż grupę docelową.

Ustaw kolejność kategorii w grupie. W tej samej kolejności pojawią się przy ręcznym dodawaniu kosztów.

Usuń lub połącz zbędne rozdrobnienie dopiero po sprawdzeniu wpływu na historię.

Włącz „Zapisuj pozycje jako produkty” dla towarów, których ceny i ilości chcesz śledzić. Wyłącz dla usług i opłat, takich jak czynsz lub księgowość.

Włącz „Automatycznie łącz zamienniki w grupy” tam, gdzie ten sam surowiec wraca pod różnymi nazwami lub w różnych opakowaniach.

Pozostaw „Pokaż w przepisach” dla produktów kuchni i baru. Wyłącz dla pozycji, których nie używasz jako składników.

W razie potrzeby nadaj kategorii funkcję specjalną „Wynagrodzenia”, „ZUS” albo „Podatki”. Dzięki temu odpowiedni skrót pojawi się na START.

Zapamiętaj kolejność ważności: Produkt → Grupa zamienników → Dostawca → Kategoria.

Ustaw regułę produktu, gdy konkretny produkt ma zawsze trafiać do jednej grupy niezależnie od dostawcy.

Ustaw regułę grupy zamienników, gdy wszystkie warianty tego samego towaru mają wspólny magazyn.

Ustaw regułę dostawcy tylko wtedy, gdy prawie wszystkie pozycje z jego faktur należą do jednego obszaru.

Reguła zapisuje się od razu po potwierdzeniu — nie czeka na główny przycisk „Zapisz zmiany”. Jeśli docelowa grupa jest nowa, najpierw zapisz cały układ, aby grupa mogła zostać użyta w regule.

Dla jednorazowego wyjątku nie zmieniaj reguły. Po zatwierdzeniu faktury wykonaj przesunięcie całej pozycji albo wybranej ilości.

Przy przenoszeniu lub usuwaniu kategorii wybierz, czy zmiana ma działać tylko od teraz, czy również na wcześniejsze dokumenty.

Przeczytaj podgląd miesięcy i kwot objętych zmianą.

Jeśli zamykasz poprzednie okresy raportowe, zachowaj historyczne przypisania, chyba że świadomie poprawiasz błąd.

Pamiętaj, że nadrzędne reguły produktu, grupy zamienników i dostawcy działają dla nowych dokumentów, a nie przepisują historii.

Przejrzyj wszystkie grupy i kategorie po wprowadzonych zmianach.

Wybierz „Zapisz zmiany”.

Jeżeli chcesz porzucić bieżącą edycję, użyj „Cofnij zmiany”.

Przy pierwszym wejściu bez zmian możesz wybrać „Zostawiam tak jak jest”, aby potwierdzić gotowy układ.