Zanim zaczniesz
Przygotuj jeden zakończony miesiąc
Najlepszym punktem startu jest poprzedni pełny miesiąc. Przychody są już zamknięte, a większość faktur kosztowych powinna być dostępna.
Przygotuj:
- faktury i inne koszty z wybranego miesiąca albo dostęp do KSeF,
- sumę sprzedaży, raport fiskalny lub dostęp do POS,
- decyzję, czy sprzedaż liczysz razem, czy osobno dla kuchni i baru,
- konto właściciela — karta „Zacznij tutaj” jest widoczna w okresie próbnym.
Nie mieszaj miesięcy. Faktura z sierpnia i przychód z września nie utworzą wiarygodnego wyniku. CaterMon ostrzega, gdy dokumenty robocze dotyczą innego miesiąca niż analiza.
Etap 1
Najpierw ustaw, co CaterMon ma liczyć
Konfigurujesz to przed importem danych, aby faktury i sprzedaż od początku trafiały we właściwe miejsca.
Krok 1
Załóż konto i nazwij pierwszy lokal
Po weryfikacji e-maila wpisz nazwę firmy lub lokalu oraz kraj. CaterMon automatycznie utworzy pierwszą lokalizację o tej samej nazwie.
Krok 2
Ustaw grupy i kategorie kosztów
Na karcie „Zacznij tutaj” wybierz Otwórz. Konfigurator jest mapą kosztów: CaterMon rozpoznaje kategorię pozycji faktury, a przypisanie kategorii do grupy decyduje, w którym obszarze i wskaźniku koszt będzie liczony. Grupy możesz traktować jak osobne „magazyny kosztów”, które zbierają wydatki kuchni, baru, zaplecza lub innych obszarów.
Idea jest prosta: kategoria mówi, co zostało kupione, a grupa kosztów — w jakim obszarze biznesu chcesz ten wydatek analizować. W praktyce grupy możesz traktować jak osobne „magazyny kosztów”: Surowce zbierają zakupy kuchni, Napoje — baru, a Higiena i pakowanie — zaplecza. Każda kategoria należy do jednej grupy, dlatego ustawienie działa również dla kolejnych faktur.
Na początek: przejrzyj gotowy układ i zmieniaj tylko to, co nie odpowiada sposobowi pracy Twojej restauracji lub cateringu. Domyślne ustawienia produktów, autogrupowania i widoczności w recepturach zwykle możesz zostawić bez zmian.
Krok 3
Zdecyduj, czy rozdzielać przychody
Zostaw całą sprzedaż razem albo utwórz grupy, na przykład Jedzenie i Napoje, żeby osobno liczyć food cost i beverage cost. Jeżeli taki podział nie ma znaczenia w Twoim lokalu, wybierz Zostawiam razem.
Po włączeniu podziału przypisz źródła przychodów do grup i ustaw, przez którą sprzedaż dzielona jest każda grupa kosztów — np. Surowce kuchni przez sprzedaż Jedzenia.
Krok 4 · opcjonalny
Połącz POS albo przejdź dalej
Integracja POS jest opcjonalna. Obecnie CaterMon łączy się bezpośrednio z Dotykačką. Jeśli korzystasz z innego POS-u, dodaj zdjęcie podsumowania raportu fiskalnego, a CaterMon sam odczyta kwoty sprzedaży według stawek PTU. Możesz też wpisać sprzedaż ręcznie.
Etap 2
Wprowadź koszty i przychody tego samego miesiąca
W aplikacji przełącz widok na poprzedni pełny miesiąc. Pięć kolejnych kroków na karcie „Zacznij tutaj” tworzy pierwszą analizę.
Krok 5
Wybierz pełny miesiąc i dodaj koszty
Przełącz analizę na poprzedni pełny miesiąc, a następnie pobierz jego faktury z KSeF lub dodaj skany, zdjęcia i inne koszty. Wynagrodzenia, ZUS i podatki wprowadzisz z gotowych skrótów w sekcji START → Koszty. Możesz też dodać dokumenty i koszty innymi metodami z modułu Koszty.
- Sprawdź, czy zakres importu obejmuje analizowany miesiąc.
- Zdjęcia kilku stron jednego dokumentu dodawaj jako jedną fakturę.
- Większe paczki dokumentów mogą przetwarzać się w tle.
W sekcji START → Koszty wybierz odpowiedni skrót: Wynagrodzenia, ZUS albo Podatki. Otworzy się formularz ręcznego kosztu z gotową kategorią dla miesiąca wybranego na START.
Krok 6
Sprawdź Robocze i zatwierdź faktury
Otwórz Robocze. W Roboczych możesz otworzyć jedną fakturę albo przejrzeć całą paczkę. Przed zatwierdzeniem sprawdź datę, dostawcę, kwoty, kategorie, produkty i ewentualne przesunięcia.
Po kontroli użyj akcji dopasowanej do widoku: Zatwierdź fakturę, Zatwierdź porcję, Zatwierdź dostawcę albo Zatwierdź wszystkie. Odznaczone dokumenty zostaną w Roboczych.
Faktury stają się kosztami używanymi w analizie. CaterMon automatycznie buduje listę dostawców, tworzy lub łączy listę produktów z pozycji oznaczonych „Jako produkt”, aktualizuje historię cen i — gdy rozpozna bezpieczne zamienniki — tworzy lub uzupełnia ich grupy.
Krok 7
Dodaj przychody
Dodaj raport fiskalny, pobierz sprzedaż z POS lub systemu fakturowego albo wpisz przychód ręcznie. Wybierz metodę odpowiadającą temu, jak pracuje Twój lokal:
Jeśli rozdzielasz sprzedaż, upewnij się, że przychód ma właściwe źródło i grupę sprzedaży.
Krok 8
Zatwierdź przychody
Jeżeli raport lub dokument trafił do Roboczych, zweryfikuj miesiąc oraz kwoty i zatwierdź go.
Krok 9
Zobacz pierwsze wyniki
Gdy koszty i przychody są zatwierdzone, przycisk Zobacz staje się aktywny. Po zatwierdzeniu kosztów i przychodów otwórz Metryki, aby sprawdzić zysk, food cost i strukturę kosztów.
Jak czytać wynik
Pierwsza analiza pokazuje punkt wyjścia
Na początku CaterMon może liczyć wynik na podstawie kosztów z faktur. To wystarczy, żeby zobaczyć strukturę zakupów i ich relację do sprzedaży.
Bez zakończonej inwentaryzacji
Wynik opiera się na kosztach z faktur
CaterMon nie udaje wtedy zużycia i jawnie pokazuje zastosowaną metodę.
Po pełnym cyklu inwentaryzacji
Wynik przełącza się na rzeczywiste zużycie
Stan początkowy + zakupy po przesunięciach − stan końcowy.
Po pierwszym wyniku
Dodawaj dokładność etapami
Nie musisz konfigurować wszystkiego pierwszego dnia. Największą wartość daje regularny, powtarzalny obieg.
Gotowy do działania?
Otwórz kartę „Zacznij tutaj”
Wykonuj kroki po kolei. Aplikacja zapisuje postęp i pokaże, kiedy dane są gotowe do pierwszej analizy.
Utknąłeś na którymś kroku? W aplikacji wybierz Pomoc w bocznym menu, a następnie otwórz czat — odpowie człowiek z zespołu CaterMon.