Jak negocjować z dostawcami w gastronomii? [Praktyczny przewodnik]
Spis treści
Zakupy to 25-35% kosztów restauracji. Różnica 5% w cenach dostawców przy zakupach 50 000 zł miesięcznie = 30 000 zł rocznie więcej w kieszeni.
„Restauratorzy, którzy aktywnie negocjują z minimum 3 dostawcami, płacą średnio 8-12% mniej za te same produkty niż ci, którzy akceptują pierwszą ofertę.”
A jednak większość restauratorów nie negocjuje — akceptuje pierwszą ofertę.
Dlaczego warto negocjować?
Przygotowanie do negocjacji
Zanim zadzwonisz do dostawcy
Zbierz dane o swoich zakupach
- Ile kupujesz miesięcznie (w zł i kg)?
- Jakie produkty kupujesz najczęściej?
- Jak regularnie zamawiasz?
- Jak szybko płacisz faktury?
Im więcej wiesz o swoich zakupach, tym silniejsza pozycja.
Sprawdź ceny u konkurencji
Poproś o ofertę od minimum 3 dostawców. Nie musisz zmieniać — potrzebujesz punktu odniesienia.
Porównuj:
- Ceny jednostkowe
- Minimalne zamówienie
- Koszty dostawy
- Terminy płatności
Określ swoje priorytety
Co jest dla Ciebie najważniejsze?
- Niższa cena?
- Dłuższy termin płatności?
- Częstsze dostawy?
- Lepsza jakość?
Nie da się mieć wszystkiego — wybierz 2-3 priorytety.
7 taktyk negocjacyjnych
1. Wolumen = siła
Im więcej kupujesz, tym większy rabat możesz uzyskać.
| Miesięczny wolumen | Oczekiwany rabat |
|---|---|
| do 10 000 zł | 2-5% |
| 10 000 - 30 000 zł | 5-8% |
| 30 000 - 60 000 zł | 8-12% |
| powyżej 60 000 zł | 10-15%+ |
2. Konsolidacja dostawców
Kupujesz od 10 dostawców po trochu? Skonsoliduj do 3-4 głównych.
Korzyści:
- Większy wolumen u każdego = lepsze ceny
- Mniej faktur = mniej pracy administracyjnej
- Silniejsza relacja = lepsze traktowanie
3. Płatność jako karta przetargowa
Szybka płatność ma wartość dla dostawcy. Wykorzystaj to.
| Termin płatności | Co możesz uzyskać |
|---|---|
| Przedpłata | 3-5% rabatu |
| 7 dni | 2-3% rabatu |
| 14 dni | Standard |
| 30 dni | +1-2% do ceny |
| 60+ dni | +3-5% do ceny |
4. Umowy długoterminowe
Dostawcy cenią stabilność. Umowa na rok = lepsze warunki.
Co możesz uzyskać:
- Gwarancja ceny (ochrona przed podwyżkami)
- Dodatkowy rabat 2-5%
- Priorytet dostaw
- Lepszy serwis
5. Sezonowość i timing
Kiedy negocjować?
| Moment | Dlaczego dobry |
|---|---|
| Styczeń | Po świętach, dostawcy szukają klientów |
| Początek sezonu | Dostawcy walczą o kontrakty |
| Przy przedłużeniu umowy | Masz alternatywy |
| Gdy dostawca sam dzwoni | Zależy mu na Tobie |
6. Pytaj o ukryte koszty
Cena jednostkowa to nie wszystko. Sprawdź:
- Dostawa — czy jest darmowa? Od jakiej kwoty?
- Minimum zamówienia — czy musisz zamawiać więcej niż potrzebujesz?
- Opakowania zwrotne — czy są kaucje?
- Reklamacje — jak szybko wymieniają wadliwy towar?
7. Buduj relację, nie tylko transakcję
Dostawca to partner, nie wróg.
Buduje relację
- Terminowe płatności
- Wcześniejsze informowanie o zmianach
- Podziękowanie za dobrą obsługę
- Lojalność w trudnych momentach
Niszczy relację
- Ciągłe grożenie zmianą dostawcy
- Opóźnienia w płatnościach
- Zamówienia na ostatnią chwilę
- Traktowanie dostawcy z góry
Pytania do zadania dostawcy
Przy pierwszym kontakcie
→ Jaki rabat mogę uzyskać przy zamówieniach X zł miesięcznie?
→ Jakie są warunki darmowej dostawy?
→ Jakie terminy płatności oferujecie?
→ Czy macie program lojalnościowy?
Przy renegocjacji
→ Kupiłem u was X zł w ostatnim roku — jaki rabat mogę dostać?
→ Konkurencja oferuje mi cenę Y — czy możecie to wyrównać?
→ Co mogę uzyskać za przedłużenie umowy na rok?
→ Jakie są warunki rabatu za szybszą płatność?
Przy problemach
→ Ostatnia dostawa była opóźniona/niekompletna — jak to zrekompensujecie?
→ Jakość produktu spadła — co z tym zrobicie?
→ Ceny wzrosły o X% — dlaczego i czy to stałe?
Kiedy zmienić dostawcę?
Jak zmienić bezpiecznie:
→ Najpierw znajdź nowego dostawcę i przetestuj go
→ Zacznij od małych zamówień
→ Stopniowo przenoś wolumen
→ Zachowaj starego jako backup przez 2-3 miesiące
Ile dostawców potrzebujesz?
| Kategoria | Zalecana liczba | Powód |
|---|---|---|
| Mięso | 2 | Kluczowy składnik, potrzebujesz backup |
| Warzywa/owoce | 2-3 | Sezonowość, różna specjalizacja |
| Nabiał | 1-2 | Regularność ważniejsza niż cena |
| Suche produkty | 1 | Konsolidacja, długi termin ważności |
| Napoje | 1-2 | Często umowy z producentami |
| Ryby/owoce morza | 1-2 | Specjalizacja, świeżość |
Podsumowanie
Powiązane artykuły
Najczęściej zadawane pytania
Jak często negocjować ceny z dostawcami?
Ceny warto renegocjować minimum raz na kwartał lub przy każdej znaczącej zmianie wolumenu zamówień. Przy dużych wahaniach cen rynkowych (np. sezonowych) - częściej. Zawsze negocjuj przy przedłużaniu umowy.
Ile dostawców porównywać przed wyborem?
Minimum 3 dostawców dla każdej kategorii produktów. Dla kluczowych składników (mięso, ryby, nabiał) warto mieć 2 aktywnych dostawców - głównego i zapasowego.
Czy warto podpisywać długoterminowe umowy z dostawcami?
Tak, jeśli dostawca oferuje znaczące rabaty (5-15%) i gwarantuje stałość cen. Nie, jeśli ceny rynkowe spadają lub potrzebujesz elastyczności. Optymalna długość umowy to 6-12 miesięcy z klauzulą wyjścia.
Chcesz automatycznie kontrolować koszty?
CaterMon śledzi koszty i marże za Ciebie — bez Excela, w czasie rzeczywistym.